Sistema de facturación y guías para empresas de transporte

El transporte de carga tiene un papeleo propio que casi ningún facturador entiende: placas, registro MTC, TUC, licencias, flete de terceros y subcontrataciones. Te muestro cómo se resuelve sin llevar un Excel aparte.

1 Dos guías distintas (y cuál te toca)

Es la confusión más común del rubro:

• La guía de remisión del remitente la emite quien envía la mercadería —el dueño de la carga—. En el sistema usa series que empiezan con T.
• La guía de remisión del transportista la emite la empresa de transporte que hace el traslado. Usa series que empiezan con V.

Cuando el traslado es en transporte público (el dueño de la carga contrata a un transportista), normalmente existen las dos. Cuando el propio dueño mueve su mercadería con su camión (transporte privado), basta la del remitente.

Facturalaya emite las dos, cada una con su serie por sucursal, así que no necesitas un sistema por documento.

2 Tu guía, con tus vehículos y tus choferes

Aquí está la diferencia real. La guía del transportista te deja registrar todos los vehículos que intervienen —tracto y carreta, o el vehículo que cambió a mitad de ruta— cada uno con su placa, su número de registro MTC y su TUC. Y todos los conductores, con su documento y su número de licencia.

Módulo: Guías de Remisión

Ese detalle es el que más rechazos evita: un vehículo sin MTC o sin TUC declarado es un problema en carretera y una guía observada.

3 Quién paga el flete y qué se subcontrató

La guía del transportista incluye los indicadores que el rubro necesita declarar de verdad: retorno de vehículo vacío, retorno de envases vacíos, transbordo programado, traslado total de bienes, transporte subcontratado, y quién paga el flete —el remitente, un tercero o el subcontratador—.

Módulo: Guías de Remisión

Si tercerizaste un tramo, se declara. Si el flete lo paga el cliente, también.

4 La carga de varios clientes en un solo camión

Un camión rara vez lleva la carga de un solo cliente. Por eso la guía admite varios documentos de referencia —las facturas, boletas o guías del remitente que amparan cada bulto— y valida que cada serie tenga sentido antes de emitir.

Además, el chofer sale con su documento: la guía se imprime en A4 o en ticket con el QR de SUNAT, y el XML y el CDR quedan guardados y descargables cuando alguien los pida meses después.

5 El sistema aprende tus rutas

A partir de la tercera guía casi no escribes: el sistema sugiere las placas por último uso y las direcciones más frecuentes de cada destinatario, y te deja ocultar las sugerencias que ya no usas (el chofer que se fue, la unidad que vendiste).

Un detalle que vale plata: al escribir el documento del conductor, el sistema avisa si su licencia está vencida. Es la diferencia entre enterarte en la oficina o en un control de carretera.

6 Lo que sí y lo que todavía no

Una aclaración importante: una guía emitida no se anula. El propio sistema te lo advierte antes de emitir, así que conviene revisar la placa y el peso antes de darle a enviar.

Sigue con la guía del transportista paso a paso y con el traslado entre tus propios almacenes.

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