Este artículo es para un caso muy peruano: el cliente de confianza que se lleva la mercadería con una nota de venta y paga después. Esa deuda existe aunque SUNAT no la vea, y merece el mismo control que una factura.
1 El cuaderno paralelo
Casi todo negocio que vende al por mayor tiene dos mundos: lo que factura y lo que entrega “con nota”. El primero está en el sistema. El segundo, en un cuaderno, en el celular del vendedor o en la memoria del dueño.
El resultado es predecible: la deuda de las notas de venta se cobra tarde, se cobra mal o directamente se olvida.
Todo lo que afirma esta guía está comprobado sobre el sistema real. Las capturas son pantallas reales de Facturalaya, no maquetas.
2 Qué es (y qué no es) una nota de venta
Seamos claros, porque aquí se confunde mucha gente:
- La nota de venta es un documento interno de tu negocio. No es un comprobante de pago electrónico, no se declara a SUNAT y no da crédito fiscal a tu cliente.
- Sirve para dejar constancia de una entrega, un adelanto o un acuerdo, dentro de tu propia operación.
- Si tu cliente necesita sustentar la compra, lo que corresponde es factura o boleta.
Dicho eso: mientras esa nota de venta represente plata que te deben, tiene que estar controlada.
3 Su propia cartera, con vencimiento
En Cuentas por Cobrar las notas de venta tienen su propia pestaña y su propia tarjeta de deuda, separada de facturas y boletas. Cada una con su cliente, su deuda, lo que ya se abonó y su fecha de vencimiento con el mismo semáforo: “se venció hace 231 días” no deja lugar a dudas.
Saca del cuaderno la deuda de tus notas de venta.
Quiero probarlo gratis4 Cobros parciales igual que en una factura
No es una lista de solo lectura: sobre una nota de venta registras abonos, cobras cuotas y usas el mismo cobro parcial que parte la cuota y crea sola la del saldo. También queda el mismo rastro de auditoría: quién cobró, cuándo y por cuánto.
Mira el cronograma de cuotas y el cobro parcial y la auditoría de cobranza.
5 Quién puede ver y exportar esa cartera
Un detalle que importa cuando tienes vendedores: exportar la cartera de notas de venta es un permiso aparte del de exportar la cartera de comprobantes. Puedes dejar que tu equipo cobre sin que se lleve la lista completa de tus clientes y sus montos.
Así, la plata que entregaste “con nota” deja de vivir en un cuaderno y pasa a estar en la misma cartera que el resto de tus ventas.
Preguntas frecuentes
¿La nota de venta es un comprobante de pago?
¿Puedo controlar deuda sobre notas de venta?
¿Se puede convertir después en factura o boleta?
¿La deuda en notas de venta se suma a mi total?
¿Puedo restringir quién exporta esa cartera?
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