SUNAT observó mi archivo de reemplazo del SIRE: qué es bloqueante y qué no

Subiste tu archivo de reemplazo y SUNAT devolvió una lista de inconsistencias. Antes de asustarte: hay dos familias muy distintas. Una te obliga a corregir y volver a subir; la otra solo te está avisando de algo que el archivo hizo bien. Te enseño a distinguirlas en 10 segundos.

1 Dos tipos de observación, dos reacciones distintas

Cuando subes el archivo de reemplazo del RVIE, SUNAT puede devolverte dos reportes:

Confundirlas cuesta caro en las dos direcciones: gente que reprocesa todo por una observación que no pedía nada, y gente que ignora una que sí bloqueaba su registro.

2 Código 201: paramétrica y bloqueante

Una observación paramétrica significa que un campo obligatorio va vacío o con un valor que no respeta la tabla de SUNAT. Hay que corregirlo.

El caso más frecuente en la práctica: boletas de S/ 700 o más sin el documento del cliente. El Anexo 3 exige, para ese monto, el tipo y el número de documento de identidad de quien compró. Por debajo de S/ 700 esos campos son opcionales; desde S/ 700 son obligatorios.

En un caso real auditado, el reporte de SUNAT traía 4 inconsistencias 201 y todas apuntaban a lo mismo: dos boletas (una de S/ 2.945,50 y otra de S/ 750,00) emitidas a clientes que en la base del negocio estaban registrados “sin documento”. El sistema hizo lo correcto — el dato simplemente no existía.

La corrección es del dato, no del archivo:

1. Entra al cliente en tu sistema y ponle su RUC o DNI real.
2. Vuelve a generar el archivo de reemplazo. La consulta lee la ficha del cliente en vivo, así que la fila sale ya corregida.
3. Sube el archivo nuevo.

3 Código 104: funcional e informativa

El texto que devuelve SUNAT es: “Comprobante no presente en la propuesta y cargado por el contribuyente”. Traducido: ese comprobante no estaba en la propuesta que SUNAT armó, y tu archivo lo está incorporando.

Eso no es un error. Es exactamente para lo que existe el reemplazo.

En el caso auditado salieron 23 observaciones 104 sobre 22 boletas. Se revisó cada una contra los datos del sistema y todas estaban impecables:

• Las 22 figuraban aceptadas por SUNAT.
• Cada una estaba en exactamente un resumen diario, con su CDR presente y enviado el mismo día de emisión.
• El nombre del archivo de cada resumen coincidía con su numeración en los 27 casos revisados (22 observadas más 5 de control).

Se descartaron con datos las cuatro hipótesis obvias: resumen no enviado, resumen rechazado, colisión de numeración entre empresas y reenvío que pisara un resumen anterior. Ninguna aplicaba. La ausencia estaba del lado de la propuesta de SUNAT, no del emisor.

Qué hacer con las 104: nada. Tus comprobantes quedan cargados en el registro gracias al propio reemplazo. Si quieres quedarte tranquilo, verifica dos o tres de esas boletas en la consulta de comprobantes del portal de SUNAT: van a figurar informadas.

Si te aparecen muchas 104, no es casualidad: suele venir de la misma raíz que explicamos en mi SIRE no cuadra con mi libro de ventas.

4 Cómo ubicar la fila observada

Un detalle práctico que ahorra mucho tiempo y que casi nadie sabe: en el reporte de inconsistencias, el “Número de Operación” es el número de línea del archivo que subiste.

Si SUNAT observa la operación 118, abre el archivo, ve a la línea 118 y ahí está el comprobante, con su serie y número. No hace falta cruzar nada.

5 Cómo evitar las 201 antes de generar

Las 201 son evitables casi siempre, y se evitan antes, en el mostrador y en la ficha del cliente:

• Boletas de S/ 700 o más: exige documento del cliente al emitir. Es el origen del 100 % de las 201 que hemos visto.
• Clientes “sin documento”: revisa esa lista cada cierto tiempo. Un cliente genérico está bien para una venta de S/ 20, no para una de S/ 2.000.
• Notas de crédito y débito: deben referenciar el comprobante que modifican (tipo, serie, número y fecha). Si emites tus notas desde el mismo sistema, ese vínculo ya viaja completo — así se emite una nota de crédito.

Sé honesto con la expectativa: hoy el sistema no te avisa antes de generar si tienes boletas de S/ 700 o más sin documento. Genera el archivo con lo que hay en la base. Por eso conviene la disciplina en la emisión.

En corto: 201 se corrige, 104 se ignora. Y el número de operación del reporte es el número de línea de tu archivo. Con eso resuelves el 90 % de los sustos al subir el reemplazo.

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